Tilitoimiston Kilpailutus Edessä? Lue Tämä Ensin! (2020)

tilitoimiston kilpailutus

Tilitoimistoja on Suomessa tuhansia. Niistä sopivimman löytäminen ei aina ole helppo tehtävä. Tilitoimiston kilpailutus on nopea ja järkevä tapa löytää juuri sinun tarpeisiin sopiva tilitoimisto parhaaseen hintaan. Tässä artikkelissa halusimme listata meidän 3 vinkkiä miten tilitoimiston kilpailutus hoituu mahdollisimman sujuvasti.

3 vinkkiä tehokkaaseen tilitoimiston kilpailutukseen


1. Tee selkeä kartoitus tilanteestasi ennen kilpailutusta

vertaa tilitoimistoja

Ennen kuin lähestyt tilitoimistoja tarjouspyynnöillä, on hyvä miettiä muutama asia läpi, jotta neuvottelut alusta alkaen sujuvat niin tehokkaasti kuin mahdollista. Tilitoimiston kilpailutus tulee yleensä ajankohtaiseksi jos sinulla on tuore yritys, jolle etsit taloushallinnon palveluita, tai jos syystä tai toisesta koet että sinun olisi aika vaihtaa tilitoimistoa. Tässä muutama asia, joita miettiä kummassakin tilanteessa.

Minulla on tuore yritys ja etsin tilitoimistoa:

Jos sinulla on tuore yritys, on tärkeää, että olet miettinyt muutamia oleellisia seikkoja ennen tilitoimiston kilpailuttamista. Mm. seuraavat asiat on hyvä selvittää, jotta tilitoimistot voivat antaa sinulle mahdollisimman yksilöllistetyn ja tarkan tarjouksen:

1) Mitä palveluita tulet tarvitsemaan tilitoimistolta?

Yleisimmät palvelut aloittaville yrityksille ovat kirjanpito ja palkanlaskenta. Mieti myös tulevaisuutta: Mitä palveluita voisit mahdollisesti tulevaisuudessa haluta ja ovatko nämä saatavilla kyseisestä tilitoimistolta

2) Millaista liiketoimintasi tulee olemaan?

Tilitoimistoja kiinnostaa mm. yrityksesi toimiala, liikevaihto, työntekijöiden määrä sekä osto-, myynti- ja kululaskujen kuukausittainen määrä. Mikä on vaikkapa viiden vuoden suunnitelmasi? Haetko yritykselle aggressiivista kasvua tai uusia markkinoita, vai onko kyseessä vain pieni sivutyö ilman suurempia suunnitelmia? Nopea kasvu saattaa vaikuttaa esimerkiksi siihen, että tositepohjaiseksi sovittu kirjanpitopalvelu on jo muutaman kuukauden päästä ylihintainen.

3) Mitä taloushallinnon ohjelmistoa tulet käyttämään?

Ohjelmiston yhteensopivuus tilitoimiston kanssa on edellytys yhteistyön onnistumiselle. Suurin osa tilitoimistoista tukee suosittujen ohjelmistojen (mm. Netvisor, Procountor) käyttöä. Selvitä myös muut tilitoimiston käyttämät ohjelmat ja perusprosessit, kuten vaikkapa se, miten kirjanpitoaineisto arkistoidaan ja säilytetään.


Haluan vaihtaa tilitoimistoa:

Jos olet tyytymätön nykyiseen tilitoimistoosi, tai jos haluat selvittää mikäli maksat yli markkinahintaa nykyisistä tilitoimiston palveluista sinun kannattaa miettiä mm. seuraavia asioita ennen tarjouspyynnön jättämistä:

1) Mihin asioihin kaipaisit parannusta?

Mieti missä asioissa tilitoimisto ei ole vastannut odotuksia ja mitkä asiat ovat toimineet hyvin. Mieti asiaa laajemmalta kannalta, eli oletko esimerkiksi vastannut kirjanpitäjän selvityspyyntöihin ajoissa tai onko kirjanpitäjällä ollut mahdollisuus seurata yrityksen taloutta oma-aloitteisesti. Liittyvätkö parannettavat asiat ehkä sinun ja kirjanpitäjän väliseen kommunikointiin tai sen vaikeuteen vai oliko vika tilitoimistossa?

2) Ovatko muut taloushallinnon prosessit kunnossa?

Tilitoimistoa vaihtaessa kannattaa samalla miettiä missä kunnossa yrityksen muut taloushallinnon prosessit ovat. Toimiiko nykyinen ohjelmisto hyvin tai olisiko yritykselläsi käyttöä mahdollisille lisäpalveluille. Kilpailutustilanteessa on hyvä tiedustella myös vaikkapa palkanmaksun tai osto- ja myyntilaskujen käsittelyn tai varastonhallinnan ulkoistamista. Ulkoistaminen vapauttaa resursseja yrittäjältä ja tämän työntekijöiltä, jotta he voivat keskittyä päivittäiseen bisnekseen ja yrityksen kehittämiseen.


2. Muista ottaa huomioon muut seikat kuin hinta tehdessäsi valintaa

kilpailuta kirjanpitaja

Pelkän hinnan perusteella ei kannata valita tilitoimistoa. Hinta kannattaa tietenkin aina pitää palveluihin nähden kohtuullisena, mutta hinnassa liika tinkiminen saattaa koitua kohtalokkaaksi. Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, etteikö halvalla voisi löytää hyvää tilitoimistoa tai että suuria eroja hinnoittelussa ei löytyisi.

Tärkeintä hintavertailussa on hinta-laatusuhteeltaan parhaan tilitoimiston löytäminen. Selvitä mitä tarjoukseen kuuluu eli vaikkapa kuinka monta tositetta ja työtuntia per kuukausi. Kuuluuko esimerkiksi ALV-raportointi tai tilinpäätös hintaan vai maksavatko ne erikseen?

Hinnan lisäksi suosittelemme selvittämään myös mm. seuraavat asiat ennen kuin teet valintasi:

1) Yhteensopivuus yrityksesi kanssa

Ensimmäinen asia jota kannattaa miettiä on yrityksesi ja tilitoimiston yhteensopivuus. Mitä kokoluokkaa tilitoimiston asiakaskanta on ja minkä toimialan asiakkaita he pääosin palvelevat? Pienenä yrityksenä sinun kannattaa löytää tilitoimisto joka on erikoistunut pienempiin yrityksiin ja suurena yrityksenä tilitoimisto, joka keskittyy suurempiin yrityksiin. Myös vaikkapa kansainväliseen kauppaan liittyvät erikoisuudet, kuten kansainvälinen verotus saattavat tuottaa harmaita hiuksia tilitoimistoille, joilla ei ole näistä kokemusta.

Vaikka tilitoimisto on valmis tekemään sinulle tarjouksen, eivät he automaattisesti pidä sinua ihanteellisena asiakkaana. Mitä parempi yhteensopivuus on yrityksesi ja tilitoimiston välillä, sitä paremmat edellytykset ovat hyvälle yhteistyölle.

2) Vaikutelma asiakaspalvelusta

Toinen asia joka kannattaa huomioida ennen valinnan tekemistä on tilitoimiston asiakaspalvelu. Saako tilitoimistolta oman yhteyshenkilön ja miten hän on yrityksesi käytettävissä? Suosittelemme valitsemaan tilitoimiston, joka palvelee asiakkaitaan tehokkaasti ja lyhyellä varoitusajalla. Kiireisten kausien aikana kuten tilipäätöstä laatiessa on hyvin tärkeää, että kommunikointi yrityksesi ja tilitoimiston välillä on nopeaa ja tehokasta. Nopeasti tavoiteltavissa oleva yhteyshenkilö tilitoimiston päädyssä on myös hyvin toivottavaa yllättävien tilanteiden ilmaantuessa.


3. Vältä hätiköityjä päätöksiä

vertaa kirjanpitaja

Tilitoimistoja on suuremmilla paikkakunnilla pilvin pimein ja niiden tehokas kilpailuttaminen on aikaa vievä projekti, mikäli päätät tehdä sen itse. Ajan puute saattaa usein johtaa siihen, että soitellaan pariin tai muutamaan lähellä olevaan tilitoimistoon ja vertaillaan heidän antamia tarjouksia keskenään, jolloin usea potentiaalinen ehdokas jää vaille yhteydenottoa.

Tilitoimisto on yrityksesi tärkeimpiä kumppaneita ja hyvän tilitoimiston löytäminen saattaa olla hyvinkin ratkaisevaa yrityksesi menestykselle. Vaikka nopea valinta saattaa hetkellisesti vaikuttaa hyvältä idealta, säästyt parhaiten tulevaisuuden murheilta tekemällä oikean valinnan alusta lähtien.

Mikäli haluat säästää aikaa hyvän tilitoimiston löytämisessä, suosittelemme tekemään kilpailutuksen meidän kilpailutuslomakkeen kautta, jolloin teemme kilpailutuksen puolestasi.


Yhteenveto

Kilpailuta tilitoimisto

Tilitoimiston valinta on harvoin nopea prosessi. Hyvän valinnan edellytykset ovat paitsi hinta myös tilitoimiston tarjoama asiakaspalvelu ja yhteensopivuus yrityksesi kanssa. Tilitoimisto kannattaa valita harkiten, sillä hyvä tilitoimisto tekee yrityksesi toiminnasta huomattavasti sujuvampaa siinä missä huono tilitoimisto saattaa aiheuttaa hyvinkin suuria murheita liiketoimintasi kannalta. Yrittäjä on vastuussa siitä, mikäli vaikkapa veroja jää maksamatta. Huonosti hoidettu byrokratia saattaakin johtaa paitsi sanktioihin, myös maineen ja ansiotulojen menetykseen. Tilitoimiston kilpailutus säästää runsaasti aikaasi ja saat juuri sinun yrityksellesi sopivimmat tarjoukset suoraan sähköpostiisi.

Lisää lukemista aiheesta:

Asiakas aina väärässä – kirjanpidon konkari opastaa oikean tilitoimiston valinnassa

Vinkit sähköisen tilitoimiston valintaan